1. 没有及时更新计划文件

如果任何与计划有关的规章制度发生了变化, 必须更改计划文档以反映这些变更. 许多计划供应商将向保荐人提供修改, 但正式采用它们是赞助商的责任.

2. 不遵循计划文件

The plan document serves as the foundation for plan operations; simply put, 这是计划的操作手册. 理解计划文件并在做决定时参考它们是很重要的. 如果操作发生了变化，则需要更新计划文档，使其保持最新和准确. 每隔几年进行一次文档/流程审核是个好主意. 不要想当然地认为，一直以来的做法都得到了管理计划的法律文件的支持.

3. 使用不正确的补偿定义来计算延迟

许多退休计划面临的一个大问题是如何正确应用计划的薪酬定义. 有许多工资系统和工资代码, 很容易出现编程错误, 反过来, 错误地计算延迟. 计划发起人需要确保在操作上发生的事情与计划文档一致. 阅读文件中关于合格补偿的定义，并与一些员工的工资记录核对，以确认在计算延迟支付时，所有合格补偿都包括在内. 如果存在差异，可能需要纠正分配或贡献.

4. 没有及时存入参与人供款

拖欠工资是最常见的DOL审计问题之一. 法律要求，在合理可行的情况下，参与者的供款必须尽快存入该计划，以便与公司的资产分开. 联邦法律或指导方针没有对“合理”一词进行定义，以确定延期付款是否及时到位. 通常对于大型企业来说, 及时存款很可能在工资扣缴后的几个工作日内发生.

小型企业安全港适用于参与者少于100人的企业. 安全港规定，如果小型企业的401(k)存款是在从员工工资中扣缴之日起的七个工作日内存入的，那么这些存款就是及时的. 我们建议计划发起人检查公司的工资流程，以确定可以合理地将供款从资产中分离出来的日期，并将此日期作为汇出供款的最大截止日期.

5. 不符合资格要求

该计划文件阐明了雇员享有退休福利的权利，以及根据正确应用有关参与资格的计划的服务和/或年龄要求来确定这些权利的公式. 遵守这些要求, 计划发起人需要为所有员工维护准确的服务记录，并在他们的系统中内置一个流程，以便在每个员工达到规定的工作时间时通知他们. 如果这些记录不正确或者系统不到位，那么所提供的利益可能是不正确的. 定期抽取有代表性的员工(新员工、新员工、新员工)进行抽样调查是一个很好的做法, 转移, 重新雇用和兼职员工)和审查资格程序.

6. 不正当的参与者贷款，困难的提款

计划文件规定，只有在某些非常具体的原因下才能获得艰苦条件分配, 贷款只有在符合一定标准的情况下才被允许. 如果不能确保满足这些法律要求，可能会导致未经计划文件条款授权的分发. 我们建议雇主进行检查，确保计划文件中的条款恰当地反映了计划的实际管理方式. 雇主可以通过挑选有代表性的员工样本来检查他们是否遵守规定，这些员工接受了困难分配或贷款，并审查与这些贷款相关的文书工作，以确保一切都井然有序，符合法律要求.

7. 未进行ADP/ACP非歧视测试

《明升体育app下载》(Employee Retirement Income Security Act)要求进行测试，以证明401(k)计划不会歧视高薪酬员工. 美国国税局认为，401(k)计划最大的失败之一是未能在规定的截止日期前进行必要的歧视测试并纠正任何错误. 非歧视测试通常由记录管理员或第三方管理员执行, 但计划发起人应该了解基本情况, 包括失败的后果. 雇主应该检查这些测试是否有错误, 例如被列为零薪酬的员工或名单上的延迟百分比大于计划限制的员工.

8. 忘记提交5500表

每年都要向美国劳工部提交5500表. 有时它可能会被忽视，尤其是在小公司. 对于更大的计划, 如果强制性审计没有及时完成，未能按要求包含在5500表中，则可能发生未提交5500表的情况. 计划发起人应制定一份年度合规检查表，包括填写和归档表格5500. 另一种选择是将表格5500的归档工作外包给可靠的第三方管理员.

通过持续监控和定期自我审计, 退休计划的发起人可以避免这里详述的许多问题. 至于不符合规定的计划, 美国国税局和美国劳工部有几个自愿自我纠正操作错误和违反信托行为的项目. 如果发现得足够早，许多问题可以很容易地被计划发起人修复.

内容由LBMC专业人员Jenny Merritt提供.